.svg)
.jpg){kind=logo}
لقد أكدتَ الرحلات الجوية، وحجزتَ الفندق، وحجزتَ المواعيد، وأطلعتَ العميل على التفاصيل. ولكن هناك جزءٌ واحدٌ من الرحلة غالباً ما يُهمل في النهاية، وهو الجزء الذي سيلاحظه مديرك التنفيذي أولاً وآخراً - ألا وهو النقل البري.
بالنسبة للمساعدين الشخصيين والتنفيذيين المسؤولين عن إدارة سفريات الشركات، فإن إتقان هذا الجانب لا يقتصر على الجوانب اللوجستية فحسب، بل يتعلق أيضاً بحماية وقت المدير التنفيذي، وسمعة الشركة، وراحتك النفسية عندما لا تسير الأمور كما هو مخطط لها. يغطي هذا الدليل كل ما تحتاج معرفته فعلاً.
لماذا يستحق النقل البري سياسة مناسبة
تتبنى معظم الشركات سياسات واضحة بشأن الرحلات الجوية والفنادق والمصروفات، لكن النقل البري غالباً ما يقع في منطقة رمادية. والنتيجة؟ حجوزات غير منتظمة، وتكاليف غير متوقعة، وأحياناً يجد المديرون التنفيذيون أنفسهم عالقين في مطار هيثرو بسبب ارتفاع أسعار أوبر إلى 90 جنيهاً إسترلينياً وإلغاء السائق للرحلة مرتين.
تزيل سياسة النقل البري الواضحة والمكتوبة أي لبس. فهي توضح للمسافرين ما يمكن استرداده وما لا يمكن استرداده، وتحدد توقعات مستوى الخدمة، وتمنح مساعدي السفر ووكلاء السفر إطارًا قانونيًا متينًا عند الطعن في الإنفاق.
إذا لم يكن لدى شركتك واحدة حتى الآن، فهذه المقالة نقطة انطلاق جيدة.
الترخيص: التفاصيل التي يغفل عنها معظم الناس
ليست جميع سيارات الأجرة الخاصة متشابهة، وفي لندن، يُعد هذا الاختلاف مهمًا من الناحية القانونية.
يجب أن تكون أي مركبة تنقل ركابًا مقابل أجر في لندن مرخصة من قبل هيئة النقل في لندن (TfL). يشمل هذا الترخيص المركبة والسائق والمشغل. يخضع المشغل المرخص من قبل هيئة النقل في لندن لمعايير صارمة تشمل التحقق من خلفية السائق، وحالة المركبة، والتأمين، ومعالجة الشكاوى.
عند الحجز عبر مشغل مرخص من هيئة النقل في لندن (TfL) مثل شركة Airport Executive (رخصة التشغيل رقم 402)، تحصل على خدمة رسمية ومنظمة مع مساءلة واضحة. أما عند الحجز عبر مزود خدمة غير مرخص أو مرخص بشكل غير كافٍ، سواءً عبر تطبيق للمستهلكين أو من خلال ترتيب غير رسمي، فإن هذه الحماية تختفي، غالباً دون أن تدرك ذلك.
ما يجب التحقق منه عند الموافقة على مورد خدمات النقل البري:
- هل يحملون رخصة تشغيل سارية المفعول من هيئة النقل في لندن؟ (يمكن التحقق من ذلك بسهولة على موقع هيئة النقل في لندن الإلكتروني)
- هل سائقوهم مرخصون بشكل فردي؟
- هل لديهم تأمين مناسب على التأجير والمكافآت؟
- هل لديهم آلية رسمية لتقديم الشكاوى؟
إذا لم يستطع المورد الإجابة على الأسئلة الأربعة جميعها بوضوح، فابحث في مكان آخر.
فهم مستويات الخدمة ومتى يُستخدم كل منها
تنقسم خدمات النقل البري للشركات عموماً إلى ثلاث فئات. معرفة الفرق بينها يساعدك على اختيار الحجز المناسب للمناسبة.
الدرجة السياحية: سيارة صالون أو ستيشن مريحة وأنيقة، عادةً ما تكون من طراز فولكس فاجن أو تسلا أو ما يعادلها. مناسبة لرحلات العمل الفردية، والتنقلات من وإلى المطار، والرحلات اليومية بين المدن. تتميز بالنظافة والالتزام بالمواعيد والتكلفة المعقولة.
درجة رجال الأعمال: سيارة تنفيذية فاخرة، عادةً ما تكون مرسيدس الفئة E أو ما يعادلها. مناسبة لكبار المديرين التنفيذيين، وكبار الشخصيات، أو في المواقف التي تتطلب مظهراً لائقاً. تتميز المقصورة الداخلية بفخامة ملحوظة، فهي أكثر هدوءاً، وأكثر اتساعاً، وأكثر ملاءمة للعمل أثناء التنقل.
الدرجة الأولى: أعلى فئاتنا، مخصصة لسفر الشخصيات المهمة والمناسبات التي تُعدّ فيها الرحلة بحد ذاتها جزءًا من التجربة. تشمل المركبات مرسيدس الفئة S ونسخًا مُعدّلة خصيصًا من مرسيدس الفئة V، مُجهزة بمقاعد قابلة للإمالة على غرار مقاعد الطائرات، وخصوصية مُعززة، وتشطيبات داخلية فاخرة. هذا هو الخيار الأمثل للزيارات على مستوى مجالس الإدارة، أو الضيوف رفيعي المستوى، أو المديرين التنفيذيين الذين يحتاجون إلى الوصول بهدوء واستعداد.
تحدد سياسة السفر الجيدة الفئة المناسبة لكل نوع من أنواع المسافرين أو الرحلات. وهذا يمنع حدوث نقاشات محرجة ويضمن أن يكون الإنفاق متناسباً.
خدمات النقل من وإلى المطار: التفاصيل التي توفر الوقت
تُعد رحلات المطار أكثر حجوزات النقل البري شيوعًا للشركات، وهي الأكثر عرضة للفشل بدون تخطيط مناسب.
تُعدّ خدمة تتبع الرحلات الجوية مهمة. سيقوم سائق محترف بمتابعة رحلة مديرك التنفيذي لحظة بلحظة، وسيُعدّل موعد الاستلام تلقائيًا في حال تأخر الرحلة. يجب أن تكون هذه الخدمة أساسية، وليست إضافة اختيارية. تأكد دائمًا من تضمينها عند الحجز.
خدمة الاستقبال والترحيب مقابل خدمة الاستلام من الرصيف. بالنسبة للقادمين، تعني خدمة الاستقبال والترحيب أن يكون السائق داخل مبنى المطار، حاملاً لوحة الاسم، وجاهزاً عند بوابة الوصول. هذا هو الخيار الأمثل لكبار المديرين التنفيذيين أو الزوار الدوليين. أما خدمة الاستلام من الرصيف (حيث ينتظر السائق في الخارج) فهي أرخص، لكنها تتطلب من الراكب البحث عن السيارة بنفسه داخل مبنى المطار، وهي مناسبة للمسافرين الدائمين، ولكنها أقل ملاءمة للضيوف.
سياسة وقت الانتظار. توفر شركات الطيران الموثوقة فترة انتظار مجانية قياسية بعد الهبوط (عادةً 60 دقيقة) لإتمام إجراءات الهجرة واستلام الأمتعة. تأكد من معرفة ما تشمله خدمة شركة الطيران قبل الحجز، وليس بعد استلام الفاتورة.
رسوم المطار. ارتفعت رسوم توصيل الركاب واستقبالهم في مطاري هيثرو وغاتويك بشكل ملحوظ. ففي غاتويك وحدها، زادت رسوم التوصيل بنسبة 67% خلال العام الماضي. هذه رسوم مشروعة يجب إدراجها في فاتورتك. إذا لم تكن مُدرجة، فهذا يعني أنها تُضاف ضمن أجرة الرحلة دون علمك، أو الأسوأ من ذلك، أنها لا تُدفع على الإطلاق.
إدارة حسابات الشركات: ما الذي يجب طلبه
إذا كانت شركتكم تحجز خدمات النقل البري بانتظام، فإن إنشاء حساب للشركات أمرٌ يستحق العناء. إليكم ما يجب أن يقدمه حساب الشركات المُدار بشكل جيد:
- إصدار فواتير شهرية موحدة: فاتورة واحدة تغطي جميع الرحلات، مع مراجع عمل واضحة، بدلاً من إيصالات فردية لكل رحلة.
- إدارة الحساب المخصص: جهة اتصال على دراية بتفضيلاتك ويمكنها التعامل مع الحجوزات العاجلة
- تقارير الركاب: تفصيل حسب المسافر ونوع الرحلة ومركز التكلفة، وهو أمر مفيد للمطابقة الداخلية.
- أسعار ثابتة أو متفق عليها: يؤدي تحديد أسعار متفق عليها للخطوط الشائعة (مثل وسط لندن إلى هيثرو) إلى إزالة تقلبات الأسعار وتبسيط عملية وضع الميزانية.
- إصدار الفواتير المتوافقة مع ضريبة القيمة المضافة: أمر ضروري لاسترداد ضريبة القيمة المضافة المدفوعة على رحلات العمل؛ تأكد من أن موردك مسجل في ضريبة القيمة المضافة ويقدم فواتير ضريبية صحيحة.
في شركة إيربورت إكزكيوتيف، تُعفى حسابات الشركات من رسوم الحجز الإدارية المطبقة على الحجوزات الفردية، مما يوفر للعملاء الدائمين مبلغًا كبيرًا. كما نقدم أيضًا شروط دفع لمدة 14 يومًا.
الشيء الوحيد الذي أزالته معظم شركات السفر بهدوء
إليكم أمرًا جديرًا بالذكر: لقد استبدلت العديد من شركات السفر والنقل فرق خدمة العملاء لديها ببرامج الدردشة الآلية، والردود الآلية، وبوابات الخدمة الذاتية. بالنسبة للاستفسارات الروتينية، يُمكن التعامل مع هذا الأمر. أما بالنسبة لأي أمر عاجل أو مُلحّ حقًا، مثل فوات رحلة، أو سائق مرتبك، أو مسؤول تنفيذي على وشك تفويت اجتماع، فإن الأمر مُحبط للغاية.
بصفتك مساعدًا شخصيًا أو تنفيذيًا، فأنت تتحمل بالفعل ضغطًا كبيرًا نيابةً عن الأشخاص الذين تدعمهم. آخر ما تحتاجه عندما يحدث خطأ ما في الساعة الثامنة مساءً هو أن تكتب في نافذة دردشة، منتظرًا ردًا آليًا لا يفهم السؤال.
في "إيربورت إكزكيوتيف"، اخترنا عن قصد اتباع نهج مختلف. يتم الرد على مكالماتكم من قبل موظفين حقيقيين، في غضون ثوانٍ، لا دقائق، دون الحاجة إلى تصفح قائمة أو نظام معاودة الاتصال. عندما تتصلون بنا، تتحدثون إلى شخص ملمّ بالعمل، وعلى دراية بحجزكم، ولديه الصلاحية لتقديم المساعدة الفعلية. - كريس نيكسون، الرئيس التنفيذي لشركة "إيربورت إكزكيوتيف"
ويتابع كريس قائلاً: "نعتقد أن هذه هي الطريقة التي ينبغي أن تعمل بها الخدمة المتميزة. لكننا نعلم أيضاً أنها أصبحت نادرة أكثر مما ينبغي، ولهذا السبب يجدر ذكرها صراحة عند تقييم موردي خدمات النقل البري".
عند تقييم أي شركة نقل بري، اطرح هذه الأسئلة:
- هل يوجد رقم هاتف مباشر، يجيب عليه شخص، خلال جميع ساعات العمل؟
- ما هو متوسط وقت استجابتهم للاستفسارات العاجلة؟
- بمن تتصل إذا حدث خطأ ما أثناء الرحلة؟
- هل يمكن اتخاذ القرارات على الفور، أم أن كل حالة استثنائية تتطلب اتصالاً من المدير؟
ستخبرك الإجابات بالكثير عن كيفية أداء تلك الشركة تحت الضغط.
عندما تسوء الأمور، وهو أمر وارد في السفر، فإننا نفخر بمرونتنا وإنصافنا. لا نلجأ إلى الحيل والتفاصيل الصغيرة. نتخذ قرارات سليمة بسرعة، ونتعامل مع كل حالة على حدة، ونتأكد من أنك لن تشعر أبدًا بأنك في صراع مع الشركة التي من المفترض أن تتعامل معها.
بالنسبة للمساعد الشخصي أو المساعد التنفيذي، فإن هذا النوع من العلاقة مع المورد ليس ترفاً، بل هو ضرورة مهنية.
التعامل مع غير المتوقع: قائمة التحقق الخاصة بك للطوارئ
حتى أفضل الرحلات تخطيطًا قد تتعرض للاضطراب. إليك كيفية الاستعداد:
في حال حدوث إضراب أو اضطراب كبير: قد تتسبب إجراءات هيئة النقل في لندن، أو تأخيرات قطارات يوروستار، أو سوء الأحوال الجوية في ارتفاع حاد في الطلب على خدمات النقل الخاصة. وجود علاقة دائمة مع شركة نقل مرخصة مع سائق يضمن لك عدم التنافس على التوافر في تطبيقات النقل العامة. احجز مسبقًا قدر الإمكان خلال فترات الاضطراب المعروفة.
إذا تغيرت خطط المدير التنفيذي في اللحظة الأخيرة: تعرّف على سياسة الإلغاء الخاصة بمشغل الرحلات قبل الحاجة إليها. توفر معظم شركات الرحلات الموثوقة فترة إلغاء مجانية معقولة. فهم هذه السياسة مسبقًا يُمكّنك من إجراء التغييرات بثقة بدلًا من تكبّد رسوم غير ضرورية.
في حال عدم حضور السائق: يلتزم المشغل المرخص بواجب الرعاية ولديه آلية للشكاوى. وثّق الوقت، ورقم الحجز، وأي محاولات للتواصل، ثم اطلب ردًا رسميًا. مع الخدمات عبر التطبيقات، غالبًا ما تكون هذه العملية غامضة ومحبطة. أما مع المشغل المرخص، فهناك سلسلة واضحة للمساءلة.
ملاحظة حول المصاريف وضريبة القيمة المضافة
بالنسبة للمساعدين الشخصيين والمساعدين التنفيذيين الذين يديرون طلبات المصروفات، يمكن أن يؤدي النقل البري إلى تعقيد ضريبة القيمة المضافة، لا سيما عندما تعبر الرحلات بين لندن وبقية أنحاء المملكة المتحدة.
القاعدة البسيطة: تأكد من أن كل فاتورة تتلقاها تتضمن الاسم القانوني الكامل للمورد، وعنوانه، ورقم تسجيله في ضريبة القيمة المضافة، ووصفًا للخدمة، ومبلغ ضريبة القيمة المضافة موضحًا بشكل منفصل. بدون هذه المعلومات، لا يمكن استرداد ضريبة القيمة المضافة.
إذا كانت شركتكم تسافر دولياً، فاعلموا أن خدمات النقل المحجوزة عبر شركة نقل بريطانية للرحلات الخارجية عادةً ما تكون معفاة من ضريبة القيمة المضافة البريطانية. يجب أن توضح شركة النقل ذلك بشكل صحيح في الفاتورة.
عند الشك، استشر فريقك المالي قبل الموافقة على مورد جديد.
بناء سياسة النقل البري الخاصة بك: إطار عمل بسيط
إذا كنت تقوم بوضع سياسة من الصفر، أو تحديث سياسة موجودة، فإليك العناصر الأساسية التي يجب تغطيتها:
- الموردون المعتمدون: حددوا المشغلين المرخصين المفضلين لديكم، وأوضحوا أنه يجب إجراء الحجوزات من خلالهم.
- إرشادات مستويات الخدمة: حدد فئة المركبة التي تنطبق على كل فئة من المسافرين أو كل مناسبة
- مهلة الحجز: حدد فترة إشعار دنيا (24 ساعة معقولة للحجوزات العادية؛ وأطول للفعاليات أو السفر الجماعي)
- حدود التعويض: حدد سقفًا واضحًا لكل رحلة أو أسعارًا معتمدة للمسار
- متطلبات الإيصال وضريبة القيمة المضافة: حدد المستندات المطلوبة لمطالبات المصاريف
- الاتصال خارج ساعات العمل: تأكد من وجود رقم للاتصال به في حال حدوث أي مشكلة في الساعة السادسة صباحًا.
سياسة من صفحة واحدة تغطي هذه النقاط الست ستحل غالبية أسئلة النقل البري قبل أن تصل إلى بريدك الوارد.
العمل مع إدارة المطار
تُقدّم شركة Airport Executive خدماتها في جميع أنحاء لندن والمملكة المتحدة، حيث توفر خدمات سائقين مرخصين لعملاء الشركات والمؤسسات. تُقدّم حسابات الشركات لدينا فواتير موحدة، وأسعارًا ثابتة للمسارات، ونقطة اتصال مخصصة، مصممة خصيصًا لتسهيل عمل المساعدين الشخصيين، والمساعدين التنفيذيين، ومديري السفر.
نُسهّل عليك أيضاً ترتيبات النقل اللاحقة، بفضل اتفاقيات الشراكة التي تربطنا بأكثر من 50 دولة. لذا، سواءً كان مديرك التنفيذي متوجهاً إلى اجتماع في ميونيخ أو مؤتمر في سنغافورة، يكفي اتصال واحد بنا لترتيب النقل البري في كلا الوجهتين.
ولأننا نُدرك قيمة وقتكم، نحرص على تبسيط التواصل. تواصلوا معنا عبر واتساب للحجز السريع، وتحديثات خط سير الرحلة، والرحلات المعقدة متعددة المراحل، دون الحاجة إلى استمارات إلكترونية مُرهقة، أو إدخال البيانات مرتين، أو تبادل الرسائل. تواصل مباشر وفعّال مع فريق مُتخصص يُساعدكم بكل صدق.
نعمل بموجب ترخيص مشغل النقل في لندن رقم 402، ويشمل أسطولنا فئات الدرجة الاقتصادية ودرجة رجال الأعمال والدرجة الأولى لتناسب جميع أنواع الرحلات ومستويات المسافرين.
لمناقشة حساب الشركات أو لإجراء حجز، تواصل معنا هنا.
خدمة سائقين فاخرة في مطار لندن التنفيذي